ネイルサロンのパート有給休暇、オーナーが押さえる確認手順
週に数日アシスタントやパートをお願いしている個人ネイルサロン向けに、年次有給休暇が発生する条件の確かめ方、付与と取得を店の記録に残す進め方、勤務日数が変わったときの手順を、厚生労働省の案内に沿って整理しました。スタッフ募集ページの書き方もあわせて紹介します。
ひとりで始めたネイルサロンにアシスタントやパートのスタッフが加わると、施術やご予約の管理に加えて、労務の考え方も店の仕事になります。なかでも年次有給休暇は、専任の担当者がいない小さなサロンほど後回しになりやすいところです。
厚生労働省の案内では、「休暇は、正社員、パート、アルバイトなどの働き方の違いに関係なく、次の条件を満たす場合、取ることができます」と説明されています。つまり、週に数日だけ入ってもらっているスタッフであっても、条件にあてはまるかどうかを店の側で確かめる必要があります。ここでは、その確かめ方と、記録の残し方を手順の形で整理します。
まず「働き方の違いに関係なく」という前提から確かめる
同じ案内では、年次有給休暇を取ることができる方の条件として、勤務の日数、雇われた日からの継続勤務、そして決められた労働日数に対する出勤の割合が挙げられています。加えて、毎年、決められた労働日数の割合以上に出勤した場合は、取ることができる年次有給休暇は増加すると書かれています。
まずやることは、スタッフごとに次の点を書き出すことです。
雇われた日
勤め始めた日を、スタッフごとに控えておきます
週に決めている勤務日数
実際のシフトではなく、あらかじめ取り決めた日数を控えます
出勤と欠勤の記録
決められた労働日数に対して、どれだけ出勤したかがわかる形にします
本人へ伝えた内容
休暇の扱いをどう説明したか、書面の控えを残します
具体的な日数や期間の基準は、厚生労働省の案内に示されています。自分の記憶や他店から聞いた話ではなく、案内そのものを開いて、自店のスタッフの働き方にあてはめて読み合わせてください。
なお、一定の日数以上の年次有給休暇を持つ方については、その請求の有無にかかわらず、決められた日数を必ず取得させることとされています。スタッフから申し出がないから何もしなくてよい、とはならない点は覚えておいてください。使わなかった年次有給休暇は翌年に繰り越すことができますが、繰り越せる期間には限りがあります。
雇い入れから付与までを、時間の流れで並べておく
ネイルサロンのシフトは、スタッフの都合や季節のご予約の入り方で動きます。だからこそ、動かない基準として「取り決めた勤務日数」を先に固定しておきます。
雇い入れの日
週の勤務日数と勤務時間を書面で取り決め、控えを店にも残します
勤務が続いている間
出勤と欠勤を毎月記録し、給与の計算と同じタイミングで更新します
継続勤務の条件を満たす時期の手前
厚生労働省の案内で付与の条件と日数を確認します
権利が発生した日
付与した日数を記録し、本人にも伝えます
休暇を取ってもらった日
取得した日付を、その都度その記録に書き足します
記録は、給与計算用のシートとは別に、休暇専用の一覧を作っておくと書き足す場所に迷いません。表計算のファイルでも、紙のノートでもかまいません。決めておくべきなのは「いつ・誰が・どこに書くか」です。毎月の給与計算のときに一緒に開く、と運用のルールにしておくと、書く機会が自然に決まります。
勤務日数が変わったとき、スタッフを募集するとき
実際の出勤が、取り決めた勤務日数と離れてきたら、そのままにせず本人と話す場を持ちます。話した結果を書面に反映し、新しい取り決めとして控えを残します。付与の考え方は取り決めた勤務日数を基準に組み立てるため、書面が実態と離れたままだと、後から確かめようがなくなります。
パートから常勤へ働き方が変わる場合も同じで、勤め始めた日と、その後の働き方の変更を、ひとつの記録の中で追えるようにしておきます。スタッフが増えて記録が複数に分かれるほど、追いかけるのが難しくなります。人数が少ないうちに形を決めてしまうのが取り組みやすい進め方です。
スタッフを募集するときは、ホームページ・LPの募集ページと、求人サイトなどに出す案内で、勤務日数や休暇の扱いの書き方をそろえます。書く項目をあらかじめ決めておき、同じ項目を同じ順番で並べると、どこを見ても同じ内容が読める状態になります。募集ページに書いた勤務日数は、そのまま入店後の取り決めの出発点になります。
募集ページの項目
勤務日数・勤務時間・休暇の扱いを書く欄を決めておきます
書面との突き合わせ
募集ページの内容と、入店時に取り決める書面の内容をそろえます
更新の担当
募集ページを書き換える人と、労務の記録を書く人を同じにします
確認先
判断に迷う点は、厚生労働省の案内で条件を確かめてから決めます
年次有給休暇について取得しやすい環境を整えるための情報は、厚生労働省の「年次有給休暇取得促進特設サイト」でも紹介されており、リーフレット等をダウンロードできます。判断に迷ったときは、そうした一次の案内にあたってから、自店のやり方を決めてください。