ネイルサロンで未成年のお客様を受け入れる前に決めることと同意書の項目
未成年のお客様の予約が入ってから慌てないために、受け入れる範囲、保護者の同意書に入れる項目、予約フォームと返信での案内、来店当日の確認までを、ネイルサロンの実務の流れに沿って整理します。ホームページ・LPへの書き方もあわせて示します。
中学生や高校生のお客様から予約が入ったとき、その場で受け答えを考えると、スタッフごとに言うことがずれます。誰を受け入れるのか、何を書面で預かるのか、どこに書いておくのか。この三つを先に決めて、ホームページ・LPと予約フォームの両方に同じ内容を置いておきます。ここでは、決める順番と、書面に入れる項目、来店当日までの確認の流れをまとめます。
なお、成年年齢の引き下げについては、法務省が「民法の一部を改正する法律(成年年齢関係)について」というページで案内を出しています。自店の取り扱いを決めるときは、こうした一次情報の案内と、必要に応じて専門の窓口で確認したうえで文面を固めます。この記事は、そこで決めた内容をサロンの運用とサイトに落とし込む手順を扱います。
まず決めるのは「受け入れる範囲」と「預かる書面」
先に決めるのは範囲です。未成年のお客様を受け入れるのか、保護者の同伴があるときだけ受け入れるのか、施術の内容によって扱いを分けるのか。ここを決めないまま予約を受けると、来店してから判断することになり、お客様にも待ってもらうことになります。
次に、預かる書面の形を決めます。紙の様式を店に置いて当日書いてもらうのか、事前に印刷して持参してもらうのか、来店前に画像で送ってもらって当日に原本を受け取るのか。それぞれで案内の文面が変わるので、どれか一つに寄せます。
最後に、置き場所を決めます。ホームページ・LPの注意事項、予約フォームの説明欄、予約後の自動返信、この三か所に同じ文言を置いておくと、どこから予約したお客様にも同じ案内が届きます。文言を変えたときは、三か所とも同時に置き換えます。
保護者の同意書に入れる項目
書面の項目は、当日その場で照らし合わせられるものにします。記入欄が多すぎると保護者の手が止まるので、確認に使う項目だけを並べます。
施術を受ける方の氏名
ふりがなの欄も設ける
生年月日
来店当日に本人確認の書類と照らし合わせる
保護者の氏名と続柄
自筆で記入してもらう
保護者の連絡先
日中につながる番号を書いてもらう
当日の施術内容
何をするのかを具体的に書いておく
同意する旨の文言
保護者が読んで署名する位置に置く
記入日
誰がいつ記入したかを残す
備考欄
学校での決まりなど、確認が必要な事情を書いてもらう
書面を受け取ったあと、その場で保護者に電話をして内容を確認するかどうかも、あらかじめ決めておきます。初めての来店のときだけ電話をする、施術の内容によって電話をする、といった線引きをスタッフ全員で共有し、電話でどこまで読み上げるかも決めておきます。
予約から来店までの流れを一本にする
予約が入った時点から当日までの間に、案内を出すタイミングを固定します。どの段階で何を伝えるかを決めておけば、担当が替わっても抜けません。
予約フォーム
未成年のお客様の来店条件を注意事項に書いておく
予約直後の返信
書面の様式を案内し、持参をお願いする
前日の連絡
書面の記入と持ち物を確認する
来店時
書面と生年月日を照らし合わせて預かる
施術前
決めた線引きに沿って保護者へ電話をする
施術後
預かった書面を保管場所に戻す
予約フォームに置く文面は、短く言い切ります。たとえば「未成年のお客様は、保護者の同意書のご持参をお願いしています。様式はご予約後のご案内でお送りします。ご不明な点は備考欄にご記入ください」といった形です。予約サイトを併用している場合は、そちらの注意事項欄にも同じ文言を入れます。
書面の保管方法も決めておきます。誰が保管するのか、どこにしまうのか、いつまで残すのか。個人の情報が書かれた紙なので、施術後に机の上に置いたままにならない置き場所を決め、当日の締め作業に組み込みます。
サイトの記載は一か所にまとめて更新する
未成年のお客様への案内は、衛生についての記載やメニューの構成と並んで、来店前に読まれる情報です。ページのあちこちに散らばっていると、どれが最新かわからなくなります。ホームページ・LPに「ご来店前にお読みください」といった一枚を作り、そこに集めておくと、予約フォームや予約サイトからはその一枚を案内するだけで済みます。
衛生についての記載を整えるときは、NPO法人 日本ネイリスト協会が「ネイルサロン衛生管理士講習会」のページで制度の概要を案内しているので、自店の取り組みを書くときの参照先として押さえておきます。
案内文を書き終えたら、スタッフの誰かに読んでもらい、来店当日の受け答えと食い違っていないかを確かめます。サイトの文言と店頭の運用がそろっていれば、当日の説明は書面を渡すだけで済みます。予約が入るたびに考え直す手間をなくすことが、この準備の目的です。